4. Project Integration Management " Manajemen Integrasi"

Nama : Wisnu Mahendra

NPM   : 48110557 

 

   A.  Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

• Manajer proyek harus mampu mengintegrasikan seluruh knowledge area selama project life cycle berlangsung 
• Kebanyakan manajer proyek terlalu berfokus pada halhal yang detail tetapi melupakan big picture dari proyek yang sedang dikerjakan
• Manajemen integrasi proyek, bukanlah integrasi perangkat lunak
• Manajemen integrasi proyek: termasuk Interface 
• Management (identifikasi dan manajemen poin-poin interaksi antar elemen-elemen dalam proyek

   

  C. Kerangka kerja integrasi manajemen proyek, pengembangan, atribut, dan elemen umum dari sebuah rencana proyek 

    Berpikir tentang proyek, sama artinya dengan menuangkan gagasan-gagasan dalam sebuah kerangka konsep. Semakin matang konseptualisasi sebuah proyek, semakin mudah perencana proyek merunut semua aktivitas yang berjalan dalam rentang waktu pelaksanaan proyek hingga titik pencapaian tujuan. Berawal dari tahap inilah, suatu proyek diperkirakan kelayakannya. Selanjutnya konsepsi dituangkan dalam sebuah perencanaan yang biasanya berbentuk proposal

   Bersamaan dengan terbitnya gagasan, penyusunan konsep dan proposal, kerangka kerja manajemen proyek mulai dilaksanakan. Di dalam kerangka kerja, lebih dulu disepakati terminologi dan pandangan terhadap proyek yang akan dilakukan. Sedemikian rupa harus dipahami tentang konteks penerapan proyek, gambaran jelas tentang lingkungan proyek yang akan direncanakan, dan cara memahami berbagai proses interaksi yang secara umum terjadi dalam manajemen proyek

    Manajemen proyek dalam hal ini berarti penerapan pengetahuuan, ketrampilan, sarana dan teknik untuk menjalani segala aktivitas yang sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan proyek. Ruang lingkup pengetahuan tentang manajemen proyek (project management knowledge) meliputi:

• Manajemen integrasi proyek, terdiri dari: pengembangan perencanaan proyek, pelaksanaan proyek dan kontrol terhadap perubahan secara terpadu. Ini dilakukan untuk memastikan bahwa seluruh elemen proyek terkoordinasi dengan baik 
• Manajemen ruang lingkup proyek: dimulai pada saat proyek ditetapkan lalu tahap perencanaan, perumusan proyek, verifikasi proyek hingga pengawasan, sehingga dipastikan pekerjaan yang dilakukan benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan syarat keberhasilan proyek 
• Manajemen waktu: mulai dari merumuskan aktivitas-aktivitas, tahapan aktivitas, perkiraan waktu yang dibutuhkan, penyusunan jadwal hingga kontrol kerja. Manajemen waktu penting dalam memperkirakan berapa panjang waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek sehingga dijamin selesai pada waktunya 
• Manajemen biaya: meliputi perencanaan sumber daya, perkiraan besarnya biaya, penganggaran hingga kontrol pembelanjaan. Hal ini penting, terutama untuk pengajuan dana proyek kepada donor sehingga dalam pelaksanaannya proyek dipastikan selesai sesuai dengan biaya yang telah dianggarkan 
• Manajemen mutu: dimulai dari perencanaan mutu, jaminan dan kontrol, penetapan standar yang ingin dicapai suatu proyek penting sehingga mendapatkan hasil yang memuaskan bagi pelaksana proyek maupun pihak-pihak lain (stakeholder) 
• Manajemen sumber daya manusia (SDM): mulai dari perencanaan organisasi, persiapan staf dan persiapan tim karena sebuah tim pelaksana proyek harus terdiri atas manusia-manusia yang memiliki kemampuan, dedikasi dan integritas. Manajemen SDM ini penting untuk menyusun komposisi SDM yang efektif bagi pelaksanaan proyek 
• Manajemen komunikasi proyek, terdiri atas: perencanaan komunikasi, sistem penyebaran informasi, pelaporan kinerja dan aspek administratif lain, ini untuk memastikan informasi seputar pelaksanaan proyek dapat dikelola dengan baik 
• Manajemen resiko, mulai dari identifikasi resiko, perencanaan manajemen resiko, analisa kualitatif dan kuantitatif resiko, perencanaan respon, monitoring dan kontrol resiko yang mungkin muncul (butir ini paling jarang dipersiapkan oleh sebagian besar pelaksana proyek, sehingga ketika muncul krisis tidak mampu menanggapi dengan cepat dan tepat). Proses ini erat kaitannya dengan identifikasi, analisis dan respon terhadap resiko yang muncul 
• Manajemen pengadaan, mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala ur mulai dari perencanaan pengadaan, perencanaan kebutuhan sumber daya hingga segala urusan administrasi kontrak-kontrak, bagian ini tampaknya sepele, tapi menjadi penting ketika ditemukan bahwa pelaksana proyek perlu bantuan dari pihak luar atau pihak lain, misalnya dari donor, mitra kerja ataupun dari pemerintah

E. Analisis Stakeholder dan contohnya 

   Dokumen stakeholder analisis merupakan dokumen yang penting (dan sensitif), karena memberikan informasi mengenai stakeholder berkaitan dengan:

• Nama dan organisasi stakeholder 
• Peranannya dalam proyek
• Fakta-fakta unik mengenai stakeholder
• Level keterlibatannya, dan
• Ketertarikannya akan proyek saran-saran untuk menjaga relasi dengan stakeholde

Contohnya:

G. Alat dan teknik eksekusi proyek

• Metodologi manajemen proyek 
• Manajemen proyek sistem informasi 

I. Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

- Sistem kontrol perubahan: 

• Proses yang terdokumentasi yang menggambarkan kapan dan bagaimana dokumendokumen proyek dan pekerjaannya dapat diubah
• Menggambarkan orang yang berwenang untuk membuat perubahan dan bagaimana cara membuat perubahan tersebut 
• Seringkali melibatkan Change Control Board (CCBs),  manajemen konfigurasi dan proses untuk mengkomunikasikannya

- Change control board:

• Kelompok formal dari orang-orang yang bertanggung} jawab untuk menyetujui atau menolak perubahan dalam proyek CCB harus memberikan panduan untuk mempersiapkan} perubahan, mengevaluasi perubahan dan mengelola implementasi perubahan yang disetujui 
• Anggota CCB biasanya terdiri} atas stakeholders dari keseluruhan organisasi 
• Masalah yang dihadapi: CCB jarang bertemu dan} membuat keputusan akan perubahan membutuhkan waktu rapat yang panjang, padahal proyek harus terus berjalan karena dibatasi oleh waktu yang telah disepakat

Sumber:

http://apk.blog.ittelkom.ac.id/blog/files/2011/02/MPTI41.pdf

http://yankumala.wordpress.com/2011/10/08/grup-proses-manajemen-proyek-dan-integrasi manajemen-proyek/

http://muamergani.blogspot.com/2010/10/project-integration-management.html

http://xyz2110.blogspot.com/

sumber utama : 

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html

3. Grup proses Manajemen Proyek

   Nama : Wisnu Mahendra

   NPM   : 48110557

 

     A.   Grup proses manajemen proyek

      Dalam sebuah manajemen proyek terdapat sejumlah proses yang saling berkaitan antara yang satu dengan yang lainnya, dan tiap-tiap proses tersebut membentuk suatu grup proses Dalam manajemen proyek terdapat 5 grup proses:

·         Inisisasi yaitu dilakukannya pendefinisian proyek

·         Perencanaan proyek yaitu mendefinisikan dan merinci tujuan proyek, serta merencanakan aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek itu sendiri dan sesuai batasan yang telah disepakati

·         Eksekusi yaitu mengintegerasikan semua sumber daya yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek dengan melaksanakan apa yang sudah direncanakan 

·         Kontrol yaitu mengukur dan memonitor secara berkala kemajuan proyek serta mengidentifikasi adanya penyelewengan pelaksanaan dari rencana yang sudah dibuat sebelumnya

·         Akhir melakukan formalisasi hasil proyek berupa barang atau jasa yang dihasilkan dari proyek

          C. Membangun metodologi manajemen proyek IT  

  

  Sebuah perusahaan vendor IT atau vendor apapun yang hidup matinya bergantung pada keberadaan proyek, memiliki masalah yang sama dalam menentukan metodologi apa yang cocok untuk digunakan dalam pengerjaan proyek. Dalam dunia IT lebih dalam lagi akan ada pertanyaan metodologi apa yang cocok untuk pengembangan software atau untuk digunakan sebagai acuan Software Development Life Cycle (SDLC)

     Pengalaman membuktikan, tidak adanya kejelasan metodologi yang jelas yang digunakan perusahaan akan membuat proyek berjalan tanpa arah dan akan sangat tergantung dari individu manajer proyeknya. Jika kondisi itu berlangsung pada proyek yang kompleks dan ditangani oleh manajer proyek yang tidak berpengalaman maka akan berakhir pada kegagalan proyek. Bagi orang yang lebih tinggi yaitu atasan dari manajer proyek, hal tersebut akan membuat proyek-proyek tidak bisa dimonitor apalagi dikontrol

     Memilih metodologi proyek memang bukan hal yang mudah. Kita tau ada berbagai macam metodologi mulai yang general, yang bisa diimplementasikan pada proyek apapun seperti PMBOK, PRINCE2 maupun yang spesifik untuk domain tertentu misalnya SWEBOK, XP, Scrum yang digunakan pada proyek development software. Masing-masing metodologi memiliki keuntungan dan kita perlu untuk TIDAK memilih begitu saja satu metodologi karena saya percaya tidak ada metodologi yang "one size fits all"

   Kita dapat mengelaborasikan beberapa metodologi dan membuatnya pesifik untuk perusahaan dengan catatan metodologi tersebut didefinisikan agar sesuai dengan sifat dari proyek-proyek yang ada dan sebisa mungkin masih dapat disesuaikan (tailored) sesuai dengan besarnya proyek

      Untuk mengelaborasi metodologi, sebaiknya kita mulai dengan studi beberapa metodologi yang sudah ada. Ada baiknya kita membuat listing yang lengkap dari metodologi yang yang sudah ada, mempelajarinya secara high level, kemudian menentukan yang menjadimain interest, lalu melakukan klasifikasi seperti yang dijelaskan sebuah artikel "Defining & Classifying Project Management Methodologies." Berikut ini gambaran level dari klasifikasi metodologi manajemen proyek dari artikel tersebut

    Ada baiknya perusahaan membuat sebuah referensi metodologi manajemen proyek pada Level 3 (Organization specific, customized methodology). Yang dibuat sedemikian rupa sehingga dapat diadaptasi menjadi L4 maupun L5 sesuai kemampuan manajer proyek
     Sebuah kesimpulan yang menarik terkait pemilihan metodologi ini dapat kita lihat dari artikel "Methodology Per Project". Menurut penulis artikel tersebut, Alistair Cockburn, metodologi memiliki sepuluh elemen dasar yaitu: roles, skills, activities, techniques, tools, teams, deliverables, standards, quality measures dan project values. Tidak semua metodologi mencakup semua elemen tersebut, semakin besar proyek maka harus semakin besar metodologinya artinya aspek elemen yang dicakup harus semakin lengkap. Hal tersebut bisa dilakukan dengan cara mengelaborasi beberapa metodologi. Lebih jauh lagi, perusahaan seharusnya tidak hanya mendefinikan acuan metodologi tetapi sebuah common frame of reference yang mencakup:

- A common project management model

- Companywide project management training programs

- Project management career development

- Knowledge-sharing activities

E. Inisiasi proyek

    Inisiasi proyek merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifiasi. Beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. Sebuah studi kelayakan dapat dilakukan untuk memilih sebuah solusi yang memiliki kemungkinan terbesar untuk direkomendasikan sebagai solusi terbaik dalam menyelesaikan permasalahan. Ketika sebuah solusi telah ditetapkan, maka seorang manajer proyek akan ditunjuk sehingga tim proyek dapat dibentuk dan berakhir ketika manajer proyek diberikan otoritas juga petunjuk untuk memulai perencanaan

F. Rencana proyek

    Rencana proyek merupakan sebuah kerangka gagasan – gagasan dalam menjalankan sebuah manajemen proyek dan demi mensukseskan apa yang menjadi tujuan manajemen proyek itu dibuat

Sumber :
http://iiam.blogdetik.com/2011/10/16/grup-proses-manajemen-proyek/
http://ejlp.blogspot.com/2010/05/memilih-metodologi-manajemen-proyek.html
http://indiegocreativity.blogspot.com/2010/03/mpti-case-study-jwd-consultings-project.html 

 

sumber utama :

http://atamarenaperdana93.blogspot.com/2011/12/manajemen-proyek-dan-resiko.html