WISNU MAHENDRA: 2. Konteks Manajemen Proyek dan TI

Nama : Wisnu Mahendra

NPM : 48110557

A. Gambaran sistem dari manajemen proyek

Ketika jumlah dan tingkat kerumitan proyek terus berkembang, maka manajemen proyek itu harus semakin perlu dipraktekan untuk membiasakan diri menghadapi masalah – masalah maupun kerumitan yang ditemui. Sehingga tingkat kerumitan yang menjadi beban, lama – lama akan berkurang

Manajer proyek yang sukses harus memiliki dan mengembangkan banyak ketrampilan dan memimpin tim mereka melalui praktek langsung. Proyek memiliki beberapa atribut, seperti bersifat unik, sementara dan dikembangkan secara incremental. Sebuah kerangka untuk manajemen proyek termasuk stakeholder, sembilan bidang pengetahuan, tools dan teknik, dan menciptakan portofolio proyek untuk menjamin kesuksesan perusahaan

C. Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruhnya pada proyek

Sebuah organisasi dapat terbentuk karena dipengaruhi oleh beberapa aspek seperti penyatuan visi dan misi serta tujuan yang sama dengan perwujudan eksistensi sekelompok orang tersebut terhadap masyarakat. Organisasi yang dianggap baik adalah organisasi yang dapat diakui keberadaanya oleh masyarakat disekitarnya, karena memberikan kontribusi seperti pengambilan sumber daya manusia dalam masyarakat sebagai anggota-anggotanya sehingga menekan angka pengangguran
Orang-orang yang ada di dalam suatu organisasi mempunyai suatu keterkaitan yang terus menerus. Rasa keterkaitan ini bukan berarti keanggotaan seumur hidup akan tetapi sebaliknya, organisasi menghadapi perubahan yang konstan di dalam keanggotaan mereka meskipun pada saat mereka menjadi anggota orang-orang dalam organisasi berpatipasi secara relatif teratur. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Variabel struktur

a. Ukuran (size):

Makin besar akan semakin komplek impersonal, semakin lugas , semakin sulit diarahkan, semakin sulit dipadukan
Ukuran menciptakan dilema
Tak ada yang tahu ukuran yang optimum

b. Jumlah tingkatan hirarkhi:

Kalau terlalu banyak bisa timbul kesulitan komunikasi vertikal
Sebaiknya tak terlalu banyak
Perhatikan efektivitas komunikasi

c. Struktur kewenangan:

Orang-orang yang punya kewenangan membuat keputusan bagi organisasi
Siapa saja yang termasuk dalam struktur
Bila hanya satu orang bisa timbil kesulitan
Pendelegasian wewenang

d. Struktur komunikasi:

Variabel yang terpenting
Dari puncak hirarkhi sampai ke paling bawah
Juga perlu diperhatikan komunikasi horisontal

e. Struktur tugas:

Sama dengan struktur peranan
Cara organisasi membagi-bagi tugas/pekerjaan kepada anggota-anggotanya
Apakah semua pekerjaan terbagi habis
Apakah semua anggota mendapat peranan
Apakah hanya orang tertentu saja yang berperan

f. Struktur status dan prestis:

Apa yang diperoleh dari organisasi dengan pengorbanan yang diberikan
Apakah prestis (gengsi) seseorang akan naik dengan menjadi anggota organisasi
Apakah prestis terbagi secara merata
Apakah organisasi memiliki jenjang status yang terbuka bagi semua anggota

g. Jarak psikologis:

Antara orang yang di puncak (pengambil keputusan) dan orang- orang di bawah (yang melakukan pekerjaan)
Komunikasi emosi antara orang-orang dalam hirarkhi
Menunjukkan kemudahan komunikasi vertikal effektif/tidak

E. Phase dan siklus hidup proyek

Ada 6 tahap siklus hidup proyek yaitu: Model Water Fall, System Engineering, Over Lapping Phases, Prototyping, Joint Aplication Development, Herative Life Cycle. Berikut penjelasan secara detailnya:

a. Model Water Fall

- System / Information Engineering and Modeling. Permodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk software

- Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak / Software Requirements Analysis. Proses pencarian kebutuhan diintensifkan dan difokuskan pada software

- Design. Proses ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi representasi ke dalam bentuk “blueprint” software sebelum coding dimulai

- Coding. Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka desain tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding - Maintenance

- Testing / Verification. Sesuatu yang dibuat haruslah di ujicobakan 2. System Engineering

- Maintenance. Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu

b. System Engineering

Tahapannya dengan menggunakan OMT (Object Modelling Technique)

- Model Objek

- Model Dinamis

- Model Fungsional

c. Over Lapping Phases

- Komunikasi pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk membangun komunikasi antara pelanggan dan kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan oleh pelanggan

- Perencanaan, yaitu tugas-tugas untuk mendefinisikan sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yg berhubungan

- Analisis Resiko, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk menaksir resiko manajemen dan teknis

- Perekayasaan, yaitu tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari apikasi tersebut

- Konstruksi dan peluncuran, yaitu tugas-tugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang , dan memberi pelayanan kepada pemakai

- Evaluasi Pelanggan, yaitu tugas-tugas untuk mendapatkan umpan balik dari pelanggan

d. Prototyping

- Pengumpulan kebutuhan. Pelanggan dan pengembang bersama-sama mendefinisikan format seluruh perangkat lunak, mengidentifikasikan semua kebutuhan, dan garis besar sistem yang akan dibuat

- Membangun prototyping. Membangun prototyping dengan membuat perancangan sementara yang berfokus pada penyajian kepada pelanggan (misalnya dengan membuat input dan format output)

- Evaluasi protoptyping. Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan apakah prototyping yang sudah dibangun sudah sesuai dengan keinginann pelanggan

- Mengkodekan sistem. Dalam tahap ini prototyping yang sudah di sepakati diterjemahkan ke dalam bahasa pemrograman yang sesuai

- Menguji sistem. Setelah sistem sudah menjadi suatu perangkat lunak yang siap pakai, harus dites dahulu sebelum digunakan

- Evaluasi Sistem. Pelanggan mengevaluasi apakah sistem yang sudah jadi sudah sesuai dengan yang diharapkan

- Menggunakan sistem. Perangkat lunak yang telah diuji dan diterima pelanggan siap untuk digunakan

e. Joint Aplication Development

- Bussiness Modelling. Tahap ini untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan informasi

- Data Modelling. Tahap aliran informasi yang sudah didefinisikan, disusun menjadi sekumpulan objek data

- Process Modelling. Tahap dimana objek data yang sudah didefinisikan diubah menjadi aliran informasi yang diperlukan untukmenjalankan fungsi-fungsi bisnis

- Aplication Generation. Tahap dimana menggunakan component program yang sudah ada atau membuat component yang bisa digunakan lagi

- Testing and Turnover. Tahap pengujian sistem

f. Herative Life Cycle

- Perencanaan (Planning). Tujuan dari tahap perencanaan adalah untuk meng-hasilkan rencana kerja (work plan) formal untuk pengembangan sistem

- Pendefinisian Knowledge (Knowledge Definition). Tujuan tahap ini adalah mendefiniskan kebutuhan knowledge dari sistem

- Perancangan Knowledge (Knowledge Design). Tujuan tahap ini adalah menghasilkan rancangan rinci untuk sistem

- Koding dan pengujian (Code and Checkout). Tahap ini menandakan dimulainya pemrograman

- Verifikasi Knowledge (Knowledge Verification). Tahap ini bertujuan untuk menentukan ketepatan, kelengkapan, dan konsistensi sistem

- Evaluasi sistem (System Evaluation). Tahap ini merupakan tahap akhir dari siklus dan bertujuan untuk menyimpulkan apa yang dipelajari dari rekomendasi untuk perbaikan dan peningkatan

I. Fungsi kerja manajemen proyek

Manfaat manajemen proyek dilihat dari segi bidang-bidang tertentu yaitu:

- Planning to Do ( Perencanaan Selanjutnya). Berfungsi sebagai memberikan gambaran hubungan ketergantungan dan pekerjaan, mengindetifikasi jalur kritis, merencanakan sumber daya, dan mengindentifikasi adanya select
- Pengendalian. Berfungsi memberikan dasar-dasar gambaran patokan dalam pengendalian proyek
- Lingkup kerja dan masalah yang dihadapi. Berfungsi memberikan dorongan nyata demi terciptanya komunikasi anatar pemimpin proyek dan pelaksana proyek dilapangan , supaya sukses dan mendapatkan hasil yang memuaskan
Menurut H.Kerzener bahwa siklus proyek adalah kegiatan dari awal kemudian bertambah macam dan intensitasnya sampai puncak , ke bawah dan ke atas. Masing-masing memiliki tahap khusus yang kompleksitas , ukuran dan jadwal yang ditentukan atau diperlukan kompleksitas proyek tergantung pada:

a. Jumlah ragam macam kegiatan
b. Macam dan jumlah kegiatan didalam suatu proyek dan luar

Supaya proyek cepat berhasil ada hal yang penting diperhatikan yaitu:

Konsepsional proyek
- Definisi proyek
- Penyusunan organisasi
- Pelaksanaan proyek
- Penyelesaian proyek

Setiap akhir pengkajian dan keputusan apakah proyek tersebut dapat dilaksanakan ke tahap berikutnya. Hasil dari setiap tahap terdahulu merupakan masukan utama bagi tahap berikutnya

K. Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif

Effective project manager: